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¿Planificación presupuestaria?

Para que la empresa pueda conseguir sus objetivos a largo plazo es necesaria una planificación de sus actividades, es decir, guiar su actuación a la consecución de dichos objetivos y para ello, es muy importante la planificación anual, integrada por previsiones cuantitativas sobre el futuro a corto plazo de los gastos e ingresos de la empresa. En este sentido es fundamental conocer si la empresa tendrá suficiente liquidez para poder hacer frente a sus pagos en cada uno de los meses del año. Esta información nos la proporciona el presupuesto de tesorería.

La cuenta de resultados prevista por meses también aporta una información significativa ya que predice si la empresa tendrá suficientes ingresos para hacer frente a los gastos.

El balance de situación previsto por meses permite evaluar la situación patrimonial futura de la empresa (es decir, lo que se posee es igual a lo que se tiene menos lo que se debe, ya sea en dinero, bienes muebles o inmuebles, préstamos, etc…).

Lo más importante de todo no es prever los ingresos, cobros, pagos o situación patrimonial para que se acierte con la realidad, sino que la empresa pueda contrastar, mes a mes, los resultados previstos con la realidad, calculando las desviaciones, y corrigiendo la situación con la antelación suficiente siempre que estos son desfavorables.

¿Cómo podemos hacerlo?

Siguiendo unos sencillos pasos:

1.- Establecemos una estrategia, podemos comenzar por definir nuestra misión, visión y valores, pensar donde queremos llegar: aumentar la cuota de mercado un 20% en los próximos 4 años, ser referente de innovación en el sector, ser referente de buen servicio al cliente, vender talento/información… (escribir todas las ideas que se nos ocurran, ya habrá tiempo de eliminar las menos rentables).

2.- Partiendo de la misión, visión y valores que hemos definido (personalidad de la empresa), así como, de todas las ideas que hemos recogido y que nos gustaría conseguir en un corto plazo (4 años) intentamos marcar unos objetivos realistas (realistas, claros, coherentes, que se puedan medir): aumentar las ventas del servicio de cambio de aceite de vehículos o del producto botella de 2 litros de aceite de oliva virgen extra un 5% (facturación sin IVA) en 2012, reducir gastos de mensajería o cobros en un 10% (facturación sin IVA) en 2012 y 2013, aumentar ingresos participando en proyectos europeos con entidades públicas en 20.000 € para 2012 y 2013, etc…

3.- Para cada objetivo, pensar como lo vamos a conseguir con el menor coste y tiempo posible: ¿bajando precios, ofreciendo más por el mismo precio, con publicidad personalizada y selectiva? ¿usando nuevas tecnologías para centralizar la mensajería, programando  alertas a clientes por impago? ¿contactando con las áreas de empresas o desarrollo del Ayuntamiento, de Diputación, de la Junta de Andalucía…? ¿apoyándome en mis contactos?, ¿estableciendo contactos en sectores o administraciones relevantes…?

4.- Para cada pregunta, pensar las personas, dinero y tiempo que necesitarías.

5.- ¿Cuál es el objetivo que podemos conseguir con menor coste y tiempo, y que además me reporta mayores beneficios?: ¿usar nuevas tecnologías?, ¿ofrecer más por el mismo precio (no tiene que ser más cantidad, puede ser mejor atención o trato al cliente)?, ¿organizando eventos para aumentar mi círculo de contactos?…

6.- Pues manos a la obra,

VÁMOS A PLANIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE NOS LLEVEN A ESOS OBJETIVOS.

¿Por donde empezamos?

Primero vamos a ver lo que tenemos: stock inicial, saldo de tesorería (dinero constante y sonante), cobros pendientes, efectos de los descuentos, otras cuentas por cobrar, ¿tenemos socios?, pagos pendientes, préstamos, leasing, intereses, otras deudas, proveedores, otras cuentas (remuneración de trabajadores, retenciones, seguridad social, impuestos…), etc.

Segundo vamos a ver como se comporta mi empresa: ingresos (ventas, explotación, excepciones, subvenciones…), gastos (consumo, personal, marketing, suministros, alquileres, transporte, gestoría…), amortizaciones y gastos e ingresos financieros (procedentes de cuentas y préstamos de banco), todo ello antes de los impuestos y después de los impuestos.

Tercero vamos a ver cuanto tiempo tardaremos en recuperar la inversión: partiendo de los ingresos y gastos actuales (ya sabemos más o menos, cuantas personas, dinero y tiempo nos puede llevar alcanzar cada objetivo).

Cuarto vamos a realizar una lista con las actividades que hemos decidido realizar: lo más detallada posible, y le adjudicamos a cada actividad un responsable (una persona puede ser responsable de varias actividades), unos recursos (que podrán ser dinerarios o a lo mejor no) y un tiempo de realización.

Quinto vamos a ordenar las actividades: de las más simples a las más complejas, siguiendo un proceso lógico (la tercera responde a la segunda y esta a la primera) y criterios de eficiencia (primero las menos costosas y que ofrezcan mayores beneficios).

Sexto vamos a colocarlas en un cronograma y ¡¡HECHO!!, ya tenemos una Planificación Presupuestaria, únicamente nos queda realizar un seguimiento mensual y gestionar la tesorería.

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