Cómo ordenar su oficina virtual

Cada vez la virtualidad va tomando mayor protagonismo en la vida cotidiana, motivo por el cual ha surgido la oficina virtual, un modelo de oficina que se puede utilizar de manera remota, es decir, desde cualquier lugar.

Sin embargo, aunque es virtual, es necesario que cuenten con algunos elementos en el sitio donde estén operando a fin de que el negocio funcione de la mejor manera, algo que dependerá en gran medida del tipo de negocios que tenga.

A rasgos muy generales, lo básico que necesitan es contar con equipos de cómputo, una buena conexión a internet, una línea telefónica solo para el negocio, impresora, escritorio y, por supuesto, una silla ergonómica que les ayude a trabajar con facilidad.

La mayor ventaja que tiene la oficina virtual es la versatilidad con que cuenta, ya que su funcionamiento no se limita a la base de operaciones. Pero para que esto sea posible deben contar con una estructura y un sistema bien ejecutado. A continuación, les comentamos algunas cosas básicas para el orden de su oficina virtual.

Sitio web

Si desean comenzar a tener oficinas virtuales deben tener en cuenta que el sitio web es muy importante. Para hacer un símil más cercano, el sitio web para una oficina virtual es como un local para una oficina tradicional. Es decir, el sitio web es el primer sitio a donde se dirigen sus potenciales clientes para conocer el negocio, por lo que es la herramienta principal para captar público, tal como lo es un local hablando en cuestiones físicas.

Por otra parte, contar con un sitio web le brinda a la oficina en modalidad virtual prestigio y seriedad, así que es algo que deben considerar muy bien para tener un sistema que funcione.

Deben tener presente que para poder contar con un sitio web es necesario invertir en dominio propio, un proveedor de host que sea rápido, confiable y seguro. Además, es recomendable que la plataforma sea fácil de diseñar, gestionar, editar y modificar.

Herramientas para la gestión de proyectos

Tener una plataforma de gestión de proyectos es crucial para poder empezar con una oficina virtual, ya que esta facilita crear y hacer seguimiento de los proyectos y las tareas de manera ordenada.

Así que antes de emprender cualquier proyecto empresarial de este tipo, es necesario realizar una planeación, lo que implica tener por escrito los siguientes puntos:

• Las tareas que van a realizarse en la empresa.
• Quiénes estarán encargados de llevar a cabo cada tarea.
• Cuáles son las metas de la organización.
• Cuál es el alcance de los proyectos a realizar.
• Qué medidas utilizarán para determinar el éxito de los proyectos.
• Fechas importantes.

Entre otros factores que también incluyen el direccionamiento estratégico de la empresa. Una vez que hayan establecido todos esos puntos deberán tener una manera de hacer seguimiento a lo que han planteado. Esto pueden realizarlo a través de una herramienta de gestión de proyectos, de las cuales existen varias en el mercado a las que pueden acceder de forma gratuita, aunque para poder utilizar las versiones más completas es posible que deban pagar un monto.

Almacenamiento en la nube

Teniendo en cuenta que utilizarán un modelo por completo virtual, es necesario que tengan en cuenta el almacenamiento en la nube como un punto clave, ya que este cada vez es más popular y necesario. En la oficina virtual, la nube es una manera de acceder, compartir y editar archivos, fotos, documentos, videos o cualquier medio digital de forma fácil y rápida.

Aunque existen varias en el mercado, en el caso de las soluciones en la nube las más populares son Google Drive, Dropbox y OneDrive. Cada una tiene sus versiones gratuitas que son muy completas y pueden utilizarse con diferentes fines.

Herramienta para compartir contraseñas

Debido a cómo funciona una oficina virtual es necesario que en algún momento tengan presente que deberán compartir contraseñas con proveedores, clientes y colaboradores. Así que, para mayor seguridad, es necesario contar con herramientas que permitan compartir contraseñas de manera encriptada.

Correo electrónico en la nube

Una de las herramientas principales con la que deberán contar es con un correo electrónico. Si cuentan con un sitio web, es posible que puedan generar correos electrónicos empresariales teniendo como extensión el dominio que han adquirido.

Con Gmail, por ejemplo, podrán tener acceso a una plataforma de gestión para los correos empresariales que les permitirá acceder de manera sencilla sin importar donde se encuentren a través de dispositivos móviles.

Dispositivos Móviles

Tener un teléfono es crucial para poder trabajar en sus oficinas virtuales CDMX, en especial cuando se encuentren fuera del lugar que han determinado usar como base operativa. Las plataformas que necesitan, por lo general, cuentan con versiones app que les permite ejecutar diferentes tareas desde donde se encuentren.

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